Kontrollü doküman ve revizyon, uygunsuzluk ve düzeltici faaliyet, risk, kalite hedefi, yönetimin gözden geçirmesi, iç denetim ve resmi yazı aynı kayıt yapısında yürür. Aksiyonlar tek yapıda toplanır: sorumlu, termin ve etkinlik doğrulaması her kayıtta aynıdır.
Yürürlükteki doküman, geçersiz doküman ve revizyon geçmişi statüden türer; eski içerik geçmişte kalır.
Uygunsuzluk, risk, hedef ve yönetim gözden geçirmesinden doğan aksiyonlar aynı sorumlu, termin ve doğrulama yapısını kullanır.
İç denetim bulgusundan uygunsuzluk kaydı ve görev açılır, ikinci bir takip sistemi kurulmaz.
Hangi doküman yürürlükte, hangi revizyon geçerli.
Doküman kodu, başlık, kategori ve sahibiyle kayıtlıdır; kurum içinde hazırlanan (el kitabı, prosedür, talimat, form) ve dış kaynaklı (standart, mevzuat, üretici kılavuzu) türleri vardır. Yürürlükteki dokümanlar ana listeyi, yürürlükten kaldırılanlar geçersiz doküman listesini oluşturur; geçersiz doküman yeniden yürürlüğe alınabilir. Gözden geçirme periyodu verilirse sonraki gözden geçirme tarihi onayla birlikte hesaplanır.
Revizyon numarası otomatik verilir, değişiklik tarifi zorunludur; onaylanan revizyon yürürlükteki revizyon olur, önceki içerik revizyon geçmişinde kalır. Revizyon onay akışına sunulabilir ve imza taşıyabilir. Kullanıcı bir dokümanda değişiklik ihtiyacını revizyon talebi olarak bildirir; talep onaylanır ya da reddedilir, onaylanan talep bir revizyonla sonuçlanınca kapanır.
Dokümanlar birbirine atıf yapar, yerine geçer, ek olur ya da bağlı form olarak bağlanır. Bir ucun yeni revizyonu yayımlandığında diğer ucun sahibi bilgilendirilir; ilişki işaretliyse etkilenen dokümana otomatik gözden geçirme talebi açılır.
Dokümanın herkese açık canlı görünümü paylaşılır; sayfa her zaman güncel yayımlı revizyonu gösterir, eski kopya dolaşmaz. Seçilen dış paydaşlara e-postayla duyuru yapılır; yeni revizyon yayımlandığında duyurulmuş alıcılara güncelleme e-postası kendiliğinden gider. Duyurular değiştirilemeyen bir tarihçe olarak tutulur. Herkese açık bağlantı Paylaşım modülünü gerektirir.
Sorun, tehdit ve hedef aynı aksiyon yapısına bağlanır.
Uygunsuzluk numara alır; kaynağı iç denetim, dış denetim, müşteri şikâyeti, süreç izleme, tedarikçi ya da diğer olarak işaretlenir, ilgili kontrollü doküman bağlanır ve kök neden analizi yazılır. Aksiyon düzeltme, düzeltici ya da önleyici olur; sorumlusu ve termini vardır, tamamlanır ve etkinliği doğrulanır. Kapanış onay akışına bağlanabilir. Kayıt kalıcı olarak yok edilmez, kalite kanıtı olarak kalır.
Risk kategoriye göre (operasyonel, finansal, uyum, stratejik, bilgi güvenliği, iş sağlığı ve güvenliği) kaydedilir; olasılık ve etki puanlanır, skor ikisinin çarpımıdır. Mevcut kontroller yazılır, aksiyonlardan sonra kalan risk yeniden puanlanır. Sorumlu birim, risk sahibi ve sonraki gözden geçirme tarihi verilir; kapanış onay akışına bağlanabilir.
Hedef kalite hedefi ya da stratejik plan hedefi olarak kaydedilir; dönemi, ölçü birimi, hedef değeri ve yönü (artış ya da azalış) verilir. Dönem sonu gerçekleşme girişleri eklenir, gerçekleşme en son girişten anlık hesaplanır. Hedefe bağlı aksiyonlar sorumlu ve termin taşır.
Toplantı tarihi, yeri, katılımcıları, gündemi ve kararlarıyla kaydedilir; tutanak ve ekler dosya olarak eklenir, imza toplanır. Toplantıdan çıkan aksiyonlar sorumlu, termin ve doğrulamayla izlenir; toplantı tamamlandı olarak kapanır.
Bulgunun kaydı ve resmi yazının izi.
Yıllık denetim programı kurulur, programsız denetim de açılabilir. Denetim numara alır; kapsam, denetlenen birim, denetlenen tesis alanı, baş denetçi ve ekip belirlenir, plan, saha, rapor ve kapanış aşamalarından geçer. Bulgu uygun, uygunsuzluk, gözlem ya da iyileştirme fırsatı olur; uygunsuzluk bulgusundan uygunsuzluk kaydı, bulgudan görev açılır. Denetime bir form kontrol listesi olarak bağlanır. Rapor onay akışına bağlanabilir; rapor PDF'i kapanışta belge arşivine düşer.
Giden yazı üretilir, yazı numarası alır, onaya sunulur ve gönderildi olarak işaretlenir; imza toplanır. Gelen evrak elle kaydedilir. Yazı personele havale edilir ve havale tamamlanana kadar izlenir. Onaylı giden yazı için herkese açık görünüm ve anahtar kapılı PDF paylaşılır (Paylaşım modülü gerekir); ekler ve taranmış evrak yazıya eklenir. Muhatap tanımlı bir dış paydaş ya da serbest ad olabilir.
KYS ve uyum hakkında en çok sorulanlar
Evet. Onaylanan revizyon yürürlükteki revizyon olur, önceki revizyonlar revizyon geçmişinde kalır.
Hayır. Onay şeması tanımlıysa kapanış onay akışına girer; tanımlı değilse kayıt doğrudan kapanır.
Uygunsuzluk türündeki bulgudan mevcut uygunsuzluk kaydı açılır; ikinci bir takip sistemi kurulmaz ve kayıtta kaynak iç denetim olarak işaretlenir.
Paylaşılan bağlantı her zaman güncel yayımlı revizyonu gösterir. Yeni revizyon yayımlandığında duyurulmuş alıcılara güncelleme e-postası gider.
Doküman, uygunsuzluk ve denetim süreçlerinizi bize anlatın; hangi modülle başlayacağınızı birlikte netleştirelim.
Bilgilerinizi aldık; seçtiğiniz saat dilimini göz önünde bulundurarak sizi arayacağız.
Doküman, uygunsuzluk, risk, hedef ve denetim kayıtları aynı yapıda kalır.